Event

Meine nächste Abteilung auf meiner Reise durch die Sonnenalp, war die Event Abteilung. Bestehend aus 2 Mitarbeitern, sind sie für alle Veranstaltungen im Hotel zuständig. Also für die Konzeptionierung, die Organisation, den Aufbau, die Durchführung und den Abbau. Zu den häufigsten Events gehören Tagungen, Geburtstage und Hochzeiten. Doch diese Woche, steht das größte Event des Jahres an: Silvester!

Silvester wird über das ganze Jahr geplant. Die Tage davor wird im Eventbüro alles nochmal durchgecheckt schließlich läuft alles an dem Tag über den Eventtisch. Es werden finale Besprechungen mit den Teams, Künstlern und den ganzen Dienstleistern geführt. Es muss alles bis auf das letzte Detail passen. So richtig los ging es dann erst an Silvester direkt um 8:00 Uhr in der Früh. Wir haben uns mit vielen Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen in der Lobby getroffen, und Louise, die Event Chefin, hat allen ihre Aufgaben zugeteilt.

Am Anfang, mussten wir einige Sofas und Tische aus der Lobby räumen, um mehr Platz, für die Gäste zu haben. Danach wurden in der Hoteleinfahrt unter dem Eingangsdach, Stände aufgebaut, an denen es später Getränke und Essen für die Gäste gab. Das Highlight des Vormittags war auf jeden Fall der große, runde Tisch vor dem Empfang, welcher komplett mit köstlichen Süßlichkeiten wie Cup-Cakes, Cookies, Kuchen, Donuts und einer großen Show-Torte zugestellt war. Da hat sich die Konditorei echt selbst übertroffen – Respekt!

Schon während die letzten Vorbereitungen bei den Essensständen gemacht wurde, war ein großer Teil des Aufbau- und Deko-Teams schon in unserem Restaurant am Dekorieren. Hier wurde alles im Motto „Schwarz-Weiß“ hergerichtet. Es wurden fast 5.000 Rosen im Restaurant verteilt und die handgemalte Fotowände von unseren Malern befestigt. Die wohl aufwendigste Aufgabe des Tages, war es, die ca. 200 Helium-Luftballons zu füllen und zu zuknoten – danach taten einem ganz schön die Finger weh!

Zwischen dem Aufbau der Ballonbögen, der Tischdekoration und den Fotowänden, hat dann auch noch die extra für den Abend gebuchte Tanzgruppe noch ihre Tänze an den dafür vorgesehenen Plätzen im Restaurant, geprobt. Ich sage dir, so viele Mitarbeiter und Helfer habe ich noch nie in unseren Stuben gesehen! ! Alles hat gleichzeitig und parallel stattgefunden. Der Zeitplan vom Event-Team ist aufgegangen und bei all dem Aufbaustress, durfte man trotzdem nicht vergessen, auch mal Pause zu machen.

Gegen 16:00 Uhr wurde dann der Bereich am Empfang erneut komplett umgebaut. Eine Bühne wurde aufgebaut und ein langer Roter Teppich vom Eingang bis ins Restaurant wurde verlegt. Hierbei mussten sogar die Chefs mit Hand anlegen!

Um 19:00 Uhr hat dann für die Gäste in der Lobby der Sektempfang mit Live-Musik und Tanzeinlage begonnen. Unsere Servicemitarbeiter haben fleißig Sekt und Champagner verteilt, während im Restaurant die letzten Vorbereitungen, für den Abend beendet wurde, denn direkt nach dem Sektempfang gingen die Gäste über den roten Teppich Richtung Abendessen. Die Mitarbeiter aus der Eventabteilung hatten zwischen dem Auf- und Abbau zum Glück eine kurze Pause um sich auch schick für den Abend zu machen und dann ging es weiter mit koordinieren damit der Ablauf des Abendprogramms reibungslos funktioniert. Und das hat prima geklappt!

Während alle Gäste beim Essen waren und das gebotene Programm genossen haben, wurde in der Lobby schon wieder alles so weit aufgeräumt, dass es im Normalzustand für den nächsten Tag war. Und um Mitternacht kam dann der Höhepunkt des Abends: unser tolles 15-minütiges Feuerwerk! Danach hieß es für mich dann um 0:30 Uhr auch endlich Feierabend. Ich war ja schließlich seit 8 Uhr morgens da! Für die Gäste stand dann noch Party in unserer 19.19 Bar an und noch in derselben Nacht und am nächsten Tag, wurde alles wieder aufgeräumt und alle Spuren der Silvesternacht waren wieder verschwunden. Alles in allem ein gelungener Abend!

Das Mithelfen und Mitorganisieren bei diesem riesigen Event hat mir sehr viel Spaß gemacht. Mit so vielen Kollegen aus so vielen verschiedenen Abteilungen an einem Tag zusammen zuarbeite hat mal wieder gezeigt wie toll der Zusammenhalt auch unter den Kollegen aus verschiedenen Abteilungen ist. Vor allem die Kolleginnen aus der Event Abteilung haben hier eine echt super Planung abgeliefert, sonst wäre nicht alle so reibungslos und gut sortiert abgelaufen!

Nächste Woche treffe ich einige Kollegen vom Silvesteraufbau in der Werkstatt wieder. Hier wird mein handwerkliches Geschick auf die Probe gestellt. Ich bin gespannt!